KI-Agent für Immobilienanfragen: Wie eine Immobiliengruppe auf Mallorca ihren E-Mail-Eingang automatisiert hat

Wer Immobilien auf Mallorca vermarktet, kennt das Problem: Über Immobilienportale und über die eigene Website kommen täglich Dutzende Anfragen herein, in mehreren Sprachen, zu unterschiedlichen Objekten, oft mit ähnlichen Fragen. Jede davon will schnell und kompetent beantwortet werden, denn wer zuerst antwortet, bekommt den Termin.

Für eine international ausgerichtete Immobiliengruppe auf Mallorca haben wir einen KI-Agenten entwickelt, der genau diese Arbeit übernimmt. Er liest eingehende E-Mails, versteht, wonach der Interessent sucht, gleicht das mit dem aktuellen Objektbestand ab und antwortet selbst. Das Team konzentriert sich auf Besichtigungen und Abschlüsse.

Die Ausgangslage

• Hohes Anfragevolumen über das zentrale Postfach, ein großer Teil davon über Anzeigen auf Immobilienportalen
• Anfragen in Deutsch, Englisch, Spanisch und weiteren Sprachen
• Objektdaten im CRM und auf der Unternehmenswebsite, aber kein schneller Weg, daraus persönliche Antworten zu machen
• Wiederkehrende Fragen zu Preis, Lage, Größe und Verfügbarkeit, die Zeit des Teams binden

Die Lösung: ein E-Mail-Agent mit klarer Aufgabenteilung

1. Anbindung an das bestehende Postfach

Der Agent arbeitet direkt im vorhandenen Firmenpostfach. Die Anbindung läuft über die Schnittstellen des E-Mail-Anbieters, abgesichert über die bestehende Benutzerverwaltung. Niemand im Team muss sein E-Mail-Programm wechseln, alle sehen weiterhin alles wie gewohnt.

2. Anfrage verstehen

Jede eingehende E-Mail wird von einem Sprachmodell analysiert: Um welches Objekt geht es? Welche Kriterien nennt der Interessent, etwa Budget, Region, Größe oder Ausstattung? Handelt es sich um eine allgemeine Anfrage, einen Besichtigungswunsch oder eine vertrauliche Anfrage?

3. Passende Objekte finden

Der Objektbestand wird aus Website und CRM als strukturierte Daten bereitgestellt. Der Agent sucht darin passende Immobilien und formuliert eine persönliche Antwort in der Sprache des Interessenten, mit den relevanten Details und mit Alternativen.

4. Selbst antworten oder gezielt übergeben

Hier liegt der eigentliche Mehrwert: Der Agent weiß, wann er selbst antworten darf und wann ein Mensch übernehmen muss.

• Allgemeine Objektanfragen: Der Agent antwortet automatisch.
• Besichtigungswünsche: Übergabe an das Team, das den Termin macht.
• Vertrauliche Anfragen zu Hotelobjekten: Der Agent sortiert vor und versendet die Vertraulichkeitsvereinbarung, die Rückläufe prüft ein Mitarbeiter.

So bleibt die Kontrolle über heikle und abschlussrelevante Gespräche beim Team, während die Routinearbeit vollständig automatisiert läuft.

5. Gedächtnis für jeden Kontakt

Alle Verläufe werden in einer Datenbank gespeichert. Antwortet ein Interessent, kennt der Agent den bisherigen Austausch und knüpft nahtlos an.

Dazu: eine interne KI-Suche für das Team

Zusätzlich gibt es eine interne Suchseite, auf der Mitarbeitende den Bestand per Freitext durchsuchen: „Finca mit Meerblick im Südwesten unter drei Millionen“. Die Ergebnisse werden nach Relevanz bewertet und sortiert.

So läuft eine Anfrage durch

1. Der Interessent schreibt über ein Portal, die Website oder direkt an das Postfach.
2. Der Agent liest die E-Mail, erkennt Objekt, Kriterien und Art der Anfrage.
3. Er zieht die passenden Objekte aus dem Bestand und den bisherigen Verlauf aus der Datenbank.
4. Bei allgemeinen Anfragen antwortet er in der Sprache des Interessenten.
5. Bei Besichtigungen und vertraulichen Anfragen landet der Vorgang vorsortiert beim zuständigen Mitarbeiter im gewohnten Posteingang.

Was das Projekt zeigt

• Schnelligkeit gewinnt: Interessenten erhalten eine fundierte Antwort, ohne dass jemand im Team aktiv werden muss, auch abends und am Wochenende.
• Mehrsprachigkeit ohne Mehraufwand: Der Agent antwortet in der Sprache der Anfrage.
• Mensch und KI ergänzen sich: Klare Übergaberegeln sorgen dafür, dass die KI die Routine übernimmt und das Team die Gespräche führt, die wirklich zählen.
• Keine neue Software für das Team: Alles läuft im bestehenden Postfach und CRM.

Messzahlen zur Zeitersparnis gibt es aus diesem Projekt nicht. Die Rückmeldung des Kunden ist eindeutig: Er will den Agenten nicht mehr hergeben.

Wie es weitergeht

Das Projekt ist modular aufgebaut. Auf den E-Mail-Ablauf können weitere Kanäle aufsetzen, etwa ein Messenger-Kanal und ein Chat auf der Website, die auf dieselbe Wissensbasis und dieselben Übergaberegeln zugreifen. Das ist das Prinzip hinter Phase 05 unseres Wachstumssystems, Automatisieren und Befähigen: erst einen Prozess sauber automatisieren, dann in Stufen erweitern.