Prozessautomatisierung im Mittelstand
Angebote werden zusammengesucht, Anfragen von Hand sortiert, Berichte aus mehreren Systemen abgetippt.
Wann das passt
Angebote werden zusammengesucht, Anfragen von Hand sortiert, Berichte aus mehreren Systemen abgetippt. Papier, Excel und E-Mail halten Abläufe am Laufen, aber sie kosten täglich Zeit und produzieren Fehler. Sie wissen, dass es besser geht, wissen aber nicht, mit welchem Prozess Sie anfangen sollen.
Was sich ändert
Anfragen werden von Hand gelesen, sortiert und beantwortet. Was abends kommt, liegt bis zum nächsten Morgen.
Routineanfragen sind beantwortet, bevor jemand im Büro ist. Das Team sieht nur, was eine Entscheidung braucht.
Dieselben Daten werden zwischen Mail, Excel und ERP abgetippt, mit Zahlendrehern und Rückfragen.
Die Automatisierung liest und schreibt direkt in Ihre Systeme. Keine Doppelerfassung, kein Abtippen.
Niemand weiß, wie viel Zeit ein Prozess wirklich kostet und wo er hakt.
Jeder Durchlauf ist protokolliert. Sie sehen Menge, Dauer und Ausnahmen und entscheiden mit Zahlen über den nächsten Prozess.
Was wir tun
- Wir nehmen einen Ablauf gemeinsam mit den Menschen auf, die ihn täglich erledigen, und finden den größten Zeitfresser.
- Wir automatisieren diesen einen Prozess, etwa Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten oder Berichte erstellen.
- Wir binden die Lösung an Ihre bestehenden Systeme an, etwa CRM, Mail oder Datenbank, statt sie zu ersetzen.
- Wir bauen bei Bedarf kleine interne Werkzeuge, wo Excel und Papier an ihre Grenzen kommen.
- Wir klären Datenschutz und Zugriffsrechte als Teil des Konzepts, nicht erst danach.
- Wir befähigen Ihr Team, die Automatisierung zu verstehen und zu bedienen.
So läuft es ab
- Schritt 1Prozess anschauenWir sitzen mit den Mitarbeitern zusammen, die die Arbeit machen. Wo geht Zeit verloren, wo passieren Fehler, was wäre der größte Hebel?
- Schritt 2Klein anfangenEin Prozess, ein Ergebnis, messbar. Kein Großprojekt, sondern ein funktionierender Prototyp, der in wenigen Wochen läuft und Vertrauen schafft.
- Schritt 3Anbinden und messenDie Automatisierung fügt sich in Ihre Systeme ein. Wir messen, wie viel Zeit sie spart und wie gut die Qualität ist.
- Schritt 4Befähigen und ausbauenIhr Team versteht, was läuft, und kann es bedienen. Danach kommt der nächste Prozess, in kleinen, überschaubaren Schritten.
Der Rahmen in Zahlen
| Stufe | Dauer | Ihr Aufwand | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Prozess anschauen | ein halber Tag | zwei bis drei Mitarbeiter, die den Ablauf täglich machen | Ablauf dokumentiert, größter Hebel benannt, Entscheidung ja oder nein |
| Klein anfangen | 2 bis 6 Wochen | Rückfragen, Testdaten, ein Testlauf mit echten Fällen | Prototyp läuft an echten Fällen, Sie sehen das Ergebnis |
| Anbinden und messen | 2 bis 4 Wochen | Zugänge zu Mail, CRM oder Datenbank | Automatisierung im Betrieb, erste Messwerte zu Menge und Zeit |
| Befähigen und ausbauen | laufend | eine Person im Haus als Ansprechpartner | Ihr Team bedient die Lösung, der nächste Prozess ist geplant |
Dauern aus bisherigen Projekten. Sie hängen vor allem davon ab, wie schnell Zugänge und Testdaten vorliegen. Nach jeder Stufe entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Aus der Praxis
Speditions-Logbuch
Kunde: eine Luftfrachtspedition. Einstieg mit Prozessaufnahme und einem klickbaren Prototyp. Daraus wurde eine mandantenfähige Plattform, die pro Kunde als eigene Umgebung läuft.
ErgebnisPapier-Auftragsscheine und Stundenzettel ersetzt, Reports an die Buchhaltung laufen automatisch, seit dem Frühjahr 2026 im täglichen Einsatz, von zwei auf sechs Fahrer gewachsen.
Zum Weiterlesen: KI-Agent für Immobilienanfragen, wie ein Postfach automatisiert wurde
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür eine eigene KI?
Nein. Wir entwickeln keine eigenen Modelle. Wir verbinden bestehende Werkzeuge und Systeme mit Ihren Prozessen und Daten, dort, wo es sich rechnet.
Mit welchem Prozess sollten wir anfangen?
Mit dem, der die meiste Zeit kostet oder die meisten Fehler produziert. Nicht alles gleichzeitig, sondern einen Prozess fertig bekommen, messen und dann den nächsten angehen.
Wie schnell erhalten wir eine Antwort auf unsere Anfrage?
Wir melden uns innerhalb eines Werktags mit Terminvorschlägen. Das Standortgespräch dauert 45 Minuten, dort klären wir, mit welchem Prozess ein Einstieg sinnvoll ist.
Ihre Situation besprechen.
Im Standortgespräch klären wir, ob und wie wir helfen können.