Kundenportal entwickeln lassen
Ihre Kunden fragen per Telefon und E-Mail nach Auftragsstatus und Dokumenten, und Ihr Innendienst beantwortet dieselben Fragen täglich von Hand.
Wann das passt
Ihre Kunden fragen per Telefon und E-Mail nach Auftragsstatus und Dokumenten, und Ihr Innendienst beantwortet dieselben Fragen täglich von Hand. Intern laufen Informationen über Excel, Papier und einzelne Postfächer zusammen. Ein Kundenportal bringt das an einen Ort, an dem Kunden sich selbst bedienen und Ihre Mitarbeiter denselben Stand sehen.
Was sich ändert
Kunden rufen an, um den Stand eines Auftrags zu erfahren. Der Innendienst sucht in drei Systemen und ruft zurück.
Kunden sehen Status und Dokumente selbst, auch abends und am Wochenende. Der Innendienst wird nur bei Ausnahmen gefragt.
Lieferscheine, Nachweise und Unterschriften auf Papier, abgelegt in Ordnern, bei Rückfragen gesucht.
Jeder Vorgang ist digital, mit Unterschrift am Gerät, als PDF abrufbar und revisionssicher archiviert.
Zahlen für die Abrechnung werden am Monatsende aus Zetteln und Tabellen zusammengesucht.
Reports gehen automatisch an die Buchhaltung. Die Abrechnung an Ihre Kunden braucht keine Nacharbeit mehr.
Was wir tun
- Wir klären mit Ihnen, welche Fragen Ihrer Kunden heute die meiste Arbeit machen, und leiten daraus ab, was das Portal in der ersten Stufe können muss.
- Wir bauen früh einen klickbaren Prototyp, über den Sie und Ihre Mitarbeiter entscheiden können, bevor Entwicklung beginnt.
- Wir entwickeln das Portal mit Rollen und Rechten, sodass jeder Kunde und jeder Mitarbeiter nur sieht, was für ihn bestimmt ist.
- Wir binden das Portal an Ihre bestehenden Systeme an und übernehmen Daten, statt sie doppelt zu pflegen.
- Wir betreiben das Portal auf unserer Serverumgebung, mit Backups, Überwachung und Weiterentwicklung.
So läuft es ab
- Schritt 1Abläufe aufnehmenWir sprechen mit Innendienst, Disposition oder Service und mit einigen Ihrer Kunden. Wo entstehen Rückfragen, welche Informationen fehlen, welche Daten liegen in welchem System?
- Schritt 2PrototypEin klickbarer Entwurf zeigt Kunden- und Mitarbeitersicht. Daran entscheiden Sie, was in die erste Stufe gehört und was warten kann.
- Schritt 3Erste Stufe bauenWir setzen den vereinbarten Umfang um, mit Datenschutz und Zugriffsrechten von Anfang an, und starten mit einem kleinen Kreis echter Nutzer.
- Schritt 4Ausbauen und betreibenWir erweitern nach dem, was die Nutzer wirklich brauchen, und betreiben das Portal weiter. Sie behalten einen festen Ansprechpartner.
Der Rahmen in Zahlen
| Stufe | Dauer | Ihr Aufwand | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Abläufe aufnehmen | 1 bis 2 Wochen | Innendienst oder Service, zwei bis drei Kunden für kurze Gespräche | Liste der Vorgänge und Daten, Umfang der ersten Stufe |
| Prototyp | 2 Wochen | eine Durchsprache mit Ihrem Team | klickbarer Entwurf in Kunden- und Mitarbeitersicht, Entscheidung über Stufe 1 |
| Erste Stufe bauen | 6 bis 12 Wochen | Zugänge, Testdaten, ein kleiner Kreis echter Nutzer | Portal im Einsatz, Datenschutz und Rechte von Anfang an |
| Ausbauen und betreiben | laufend, in Stufen | ein fester Ansprechpartner bei Ihnen | Betrieb mit Backups und Überwachung, Erweiterung nach dem, was Nutzer brauchen |
Dauern aus bisherigen Projekten. Beim Speditions-Logbuch stand die erste nutzbare Fassung nach zwei Wochen. Nach jeder Stufe entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Aus der Praxis
Speditions-Logbuch
Kunde: eine Luftfrachtspedition. Einstieg mit Prozessaufnahme und einem klickbaren Prototyp. Daraus wurde eine mandantenfähige Plattform, die pro Kunde als eigene Umgebung läuft.
ErgebnisErste nutzbare Fassung nach zwei Wochen, seit dem Frühjahr 2026 im täglichen Einsatz, von zwei auf sechs Fahrer gewachsen, Reports an die Buchhaltung laufen automatisch.
Zum Weiterlesen: Build vs. Buy, wann sich eigene Software lohnt
Häufige Fragen
Was steckt typischerweise in einem Kundenportal?
Meist ein Login mit Rollen, eine Übersicht über Aufträge oder Vorgänge mit Status, Dokumente zum Abruf, Freigaben und eine Möglichkeit, Anfragen zu stellen. Was davon in Ihre erste Stufe gehört, hängt an Ihren Abläufen. Wir empfehlen, mit dem zu beginnen, was Ihren Innendienst heute am meisten belastet.
Ist ein Portal von der Stange nicht günstiger?
Manchmal ja. Wenn Ihr Ablauf Standard ist, kann ein fertiges Produkt die bessere Wahl sein, und wir sagen das auch, wenn es so ist. Eine Eigenentwicklung lohnt sich vor allem dort, wo Ihr Ablauf Sie vom Wettbewerb unterscheidet oder Ihre Daten im eigenen Haus bleiben sollen. Unser Artikel zu Build vs. Buy erläutert den Entscheidungsrahmen.
Was kostet ein Kundenportal?
Das lässt sich ohne Gespräch nicht seriös beziffern, weil der Umfang der ersten Stufe und die Anbindung an Ihre Systeme den Aufwand bestimmen. Zuerst klären wir im Standortgespräch das Vorhaben. Wenn es passt, schlagen wir innerhalb von zwei Wochen einen Fahrplan mit Stufen vor, sodass Sie Stufe für Stufe entscheiden.
Ihre Situation besprechen.
Im Standortgespräch klären wir, ob und wie wir helfen können.